- Значення печатки або штампа на документі.
Чинним законодавством не визначено штамп обов’язковим реквізитом договору або іншого правочину.
Відповідно до ч.1, 2 ст. 207 ЦК: «Правочин вважається таким, що вчинений у письмовій формі, якщо його зміст зафіксований в одному або кількох документах (у тому числі електронних), у листах, телеграмах, якими обмінялися сторони, або надсилалися ними до інформаційно-комунікаційної системи, що використовується сторонами. У разі якщо зміст правочину зафіксований у кількох документах, зміст такого правочину також може бути зафіксовано шляхом посилання в одному з цих документів на інші документи, якщо інше не передбачено законом.
Правочин вважається таким, що вчинений у письмовій формі, якщо воля сторін виражена за допомогою телетайпного, електронного або іншого технічного засобу зв’язку.
2. Правочин вважається таким, що вчинений у письмовій формі, якщо він підписаний його стороною (сторонами).
Правочин, який вчиняє юридична особа, підписується особами, уповноваженими на це її установчими документами, довіреністю, законом або іншими актами цивільного законодавства».
Статтею 204 ЦК України встановлено, що правочин є правомірним, якщо його недійсність прямо не встановлена законом або якщо він не визнаний судом недійсним (презумпція правомірності правочину).
Ця презумпція діє доки не буде спростована, зокрема, на підставі рішення суду, яке набрало законної сили (аналогічна позиція міститься наприклад у Постанові Верховного суду від 22 грудня 2021 р. по справі N 918/208/21).
Відповідно до ч.3 ст. 58-1 Господарського кодексу: «Наявність або відсутність відбитка печатки суб’єкта господарювання на документі не створює юридичних наслідків» (прим. Господарський кодекс втратить чинність 28.08.2025 р.).
Відповідно до ч. 2 ст. 86 Господарського процесуального кодексу: «Жодні докази не мають для суду заздалегідь встановленої сили. Суд оцінює належність, допустимість, достовірність кожного доказу окремо, а також вірогідність і взаємний зв’язок доказів у їх сукупності».
Аналіз судової практики щодо застосування наведених норм законодавства показує, що при встановленні факту підписання/укладання договору або іншого правочину важливим є доведення наявності підпису уповноваженої особи на документі. У випадку, якщо буде встановлено (зокрема судовою експертизою) що документ не підписаний уповноваженою особою, то такий документ (правочин/договір) буде вважатися неукладеним навіть за на наявності на ньому штампу або навіть печатки суб’єкту господарювання (із останньої судової практики, див. Постанову Верховного суду (Касаційного Господарського суду) від 06.05.2025 р. по справі № 910/6410/23).
Враховуючи наведене штамп або печатка не мають для суду заздалегідь встановленої сили, і у випадку підписання документу неуповноваженою особою (за відсутності доказів схвалення правочину) ризики не усуваються самими фактом наявності штампа. У випадку спорів щодо підписання, суд буде оцінювати кожну ситуацію індивідуально на підставі поданих сторонами доказів. При використання штампів, рекомендується попередньо погодити зразки їх відбитків у договорі.
2. Чи усуваються ризики передачі ТМЦ неуповноваженій особі у випадку зазначення паспортних даних довіреної особи у довіреності.
Відповідно до ч.1 ст. 246 ЦК:«Довіреність від імені юридичної особи видається її органом або іншою особою, уповноваженою на це її установчими документами». У випадку, якщо висновком судової експертизи буде встановлено, що довіреність не підписана уповноваженою особою, то така довіреність буде визнана недійсною. Наявність паспортних даних та підпису уповноваженої особи безпосередньо не вплине на дійсність довіреності. Однак, варто розуміти наступне. Отримання матеріальних цінностей на підставі довіреності, підписаної не уповноваженою особою контрагента може утворювати для отримувача Товарно-матеріальних цінностей склад кримінальних правопорушень, передбачених ч.1 ст. 358 КК (Підроблення документів), ч. 4 ст. 358 КК (Використання завідомо підробленого документа) та ст. 190 КК (Шахрайство). У зв’язку із наведеним, наявність в довіреності паспортних даних та зразків підпису одержувача та видача ТМЦ такому представнику за умови його особистого підпису у накладній з наданням документу, що посвідчує особу, сприятиме зменшенню ризиків протиправних дій або сприятиме розшуку підозрюваного.
3. Відсутність штампу у первинних бухгалтерських документах.
Частина 2 ст. 9 ЗУ «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» визначає серед інших наступні обов’язкові реквізити первинного документу: «особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції. Залежно від характеру господарської операції та технології обробки облікової інформації до первинних документів можуть включатися додаткові реквізити (печатка, номер документа, підстава для здійснення операції тощо)».
З наведеної норми слідує, що печатка або штамп може бути визначена як «інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу», або як додатковий реквізит. Отже, у випадку відсутності печаток/штампів на первинних бухгалтерських документах, можуть виникнути різноманітні господарські ризики, пов’язані із запереченням контрагентом факту приймання/передачі товару і не можливості у суді довести даний факт особливо при підробці підпису або не можливості встановити особу, що підписала документ.
4. Чим відрізняються штампи від печаток
Чинне законодавство на рівні законів не дає визначення відмінностей між печатками та штампами. Ці дефініції використовуються де-факто згідно їх значень закріплених у свідомості на підставі звичаїв ділового обороту (ст. 7 ЦК).
Єдиним чинним Нормативно-правовим актом, який дає визначення печаткам та штампам та відмінностям між ними є підзаконний акт – Інструкція про порядок виготовлення, обліку, зберігання, використання та знищення печаток і штампів у системі Міністерства внутрішніх справ України, затверджена Наказом МВС України від 26.07.2012 N 647. Відповідно до п.2.1. даного НПА: «Печатки – це спеціальні форми-кліше із опуклим або заглибленим дзеркальним відображенням текстів, малюнків, інших позначок, які призначені для отримання відбитків на папері»; а згідно п. 2.2. НПА: «Штампи – це вид печатки прямокутної форми із опуклим або заглибленим дзеркальним відображенням текстів, малюнків, інших позначок, які призначені для отримання відбитків на папері». Відповідно до п. 2.3., 2.4. вказаного НПА: «Печатки призначені для підтвердження достовірності документа або підпису посадової особи. Штампи призначені для нанесення на документах реквізитів органу або підрозділу внутрішніх справ, певних написів або підтвердження окремих дій».